Jeśli jako sprzedawca masz wiele sklepów Shopify na swoje nazwisko, nie zagubienie się w chaosie jest jeszcze trudniejsze. W tym miejscu marki e-commerce, ale nie tylko, używają systemu ERP, aby zamienić chaos w porządek i upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie.

Jednakże, wybranie platformy integracji Shopify ERP i dodanie jej do sklepu nie jest tak proste, jak mogłoby się wydawać – jest wiele rzeczy, które musisz najpierw zbadać, i kilka wyzwań, z którymi musisz się zmierzyć. W tym przewodniku pomożemy Ci we wszystkim – pokażemy Ci podstawy integracji Shopify ERP, korzyści płynące z posiadania takiego rozwiązania w sklepie oraz jak upewnić się, że pasuje ono do Shopify jak ulał.

Co to jest ERP?

ERP, czyli planowanie zasobów przedsiębiorstwa, to oprogramowanie, które pomaga firmom w prowadzeniu codziennych operacji. Obejmuje obszary takie jak księgowość, komunikacja, zarządzanie projektami, zgodność z przepisami i łańcuch dostaw. Zawiera również oprogramowanie do zarządzania wydajnością, które pomaga firmom planować, budżetować, przewidywać i raportować wyniki finansowe.

ERP jest jak klej, który łączy różne systemy i działy w dużej firmie. Sprawia, że firma jest bardziej wydajna i produktywna.

Co to jest Integracja Shopify ERP?

Integracja ERP to sposób na połączenie i synchronizację oprogramowania do planowania zasobów przedsiębiorstwa z innymi aplikacjami i źródłami danych używanymi w Twojej firmie. Tworzy to jedną bazę danych ze wszystkimi danymi, zapewniając ujednolicony widok informacji z różnych systemów i działów w czasie rzeczywistym. Pozwala również na jednoczesną aktualizację danych we wszystkich systemach.

Korzyści z integracji ERP obejmują usprawnienie operacji, poprawę produktywności oraz wzmocnienie komunikacji i współpracy w zespołach. Dzięki wszystkim danym w jednym miejscu, każdy ma dostęp do tych samych informacji i może je łatwo udostępniać innym, co prowadzi do poprawy komunikacji i współpracy między różnymi zespołami.

Jakie są rodzaje integracji ERP?

Aplikacja ERP może uprościć Twój biznes e-commerce, ale znalezienie i zintegrowanie jej z Shopify może być wyzwaniem. Musisz wybierać spośród setek systemów ERP o różnych cechach i funkcjach. Niektóre są specyficzne dla e-commerce, niektóre skupiają się na CRM, niektóre oferują narzędzia BI lub HR, a niektóre są ogólnego przeznaczenia. Musisz określić swoje cele i potrzeby oraz poszukać systemu ERP, który im sprosta. Musisz także zdecydować, jak zintegrować Shopify z systemem ERP. Porównując opcje i konsultując się ze swoim zespołem, możesz zmniejszyć ryzyko niepowodzenia integracji.

Istnieją różne sposoby łączenia sklepu Shopify z systemem ERP. Możesz wybierać spośród:

Niestandardowa integracja ERP (Custom ERP integration):

Niestandardowa aplikacja stworzona dla Twojej firmy przez programistów. Możesz jej użyć, jeśli musisz połączyć niektóre aplikacje, które nie są obsługiwane przez system ERP.

Natywna integracja ERP (Native ERP integration):

Gotowa integracja, która pozwala od razu podłączyć niektóre aplikacje do systemu ERP. Jest to łatwe i szybkie, ale liczba aplikacji, które możesz dodać, jest ograniczona.

Aplikacje integratorów zewnętrznych (Third-party integrator apps):

Aplikacje stworzone przez inne firmy, które pomagają połączyć Twoje aplikacje z systemem ERP. Mogą współpracować z różnymi platformami lub systemami, ale musisz sprawdzić ich poziom bezpieczeństwa.

Rozwiązanie Cloud Integration (iPaaS):

Usługa w chmurze, która pozwala połączyć Twoje aplikacje z systemem ERP bez instalowania czegokolwiek. Jest to również wygodne, ale musisz zaufać dostawcy chmury.

Najlepsze rozwiązanie dla Twojej marki zależy od Twoich celów i potrzeb. Natywna integracja ERP jest najprostsza, ale niezbyt elastyczna. Aplikacje integratorów zewnętrznych lub rozwiązania iPaaS mogą oferować więcej opcji, ale mogą wiązać się z ryzykiem bezpieczeństwa. Niestandardowa integracja ERP jest najbardziej dostosowana, ale zajmuje więcej czasu i pieniędzy.

Jak integracja Shopify ERP może pomóc Ci osiągnąć więcej celów?

RAPORT ERP firmy Panorama Consulting Solutions pokazuje, że w 2020 r. 35% firm przeniosło się ze swoich starszych systemów na nowocześniejsze rozwiązania do planowania zasobów przedsiębiorstwa. Dlaczego? Starsze systemy zaczęły po prostu zawodzić w dzisiejszych czasach, gdy przetwarzanie dużych ilości danych i dostęp do danych w czasie rzeczywistym jest w zasadzie kwestią przetrwania biznesu. A jeśli chodzi o poprawę doświadczenia klienta lub optymalizację łańcucha dostaw, widoczność w czasie rzeczywistym i dokładne informacje są niezbędne.

W tych samych badaniach 61% organizacji stwierdziło, że zauważyło korzyści płynące z systemu ERP po jego wdrożeniu. Jakie? Przyjrzyjmy się niektórym z największych korzyści, które się z tym wiążą.

1. Zwiększona produktywność

Główne powody, dla których firmy decydują się na wdrożenie systemu ERP, to zwiększenie wydajności (35%) i obniżenie kosztów (29%). A widoczny wzrost produktywności pracowników jest jedną z największych zalet takiego rozwiązania.

Ponieważ może z łatwością przejąć większość codziennych, powtarzalnych zadań Twojego zespołu (takich jak aktualizacja danych w systemach, śledzenie wskaźników lub tworzenie raportów), mają oni znacznie więcej czasu, aby skupić się na bardziej złożonych zadaniach. Dostępność dokładnych danych ze wszystkich działów na pierwszy rzut oka również znacznie ułatwia im pracę, ponieważ nie muszą tracić czasu na samodzielne dodawanie danych ani pytanie innych działów np. o status zamówienia.

Dodatkową zaletą jest to, że aplikacja może pracować 24/7 bez przerw, więc może również przetwarzać dane przychodzące, gdy firma jest zamknięta. Dzięki temu personel nie będzie musiał marnować czasu rano na sortowanie i przetwarzanie danych, które nadeszły poprzedniego dnia – wszystko będzie już dla nich zorganizowane i przetworzone.

2. Wyjątkowe doświadczenie klienta

Rozwiązania ERP mogą również pomóc znacząco poprawić doświadczenie Twoich klientów w sklepie. Wszyscy wiemy, że wymagania klientów stale rosną – a system ERP może być dokładnie tym, czego potrzebujesz, aby sprostać ich oczekiwaniom, a nawet je przekroczyć.

Na przykład, gdy zespoły obsługi klienta i sprzedaży mają szybki dostęp do potrzebnych w danej chwili danych klienta, mogą od razu zająć się obsługą reklamacji lub problemów klientów i odpowiedzieć na wszystkie ich pytania. Mogą również znacznie szybciej przetwarzać i wysyłać zamówienia, automatyzując niektóre zadania przetwarzania zamówień sprzedaży.

Co więcej, możesz tworzyć automatyczne powiadomienia, gdy Twój stan zapasów spadnie poniżej określonego progu. W ten sposób możesz zamówić zapasy, zanim się skończą, i utrzymać stałą liczbę przedmiotów w magazynie – co może być szczególnie przydatne w okresie szczytu sprzedaży.

3. Efektywność kosztowa

Poprawiając wydajność operacyjną, planowanie zasobów przedsiębiorstwa może również pomóc Twojej organizacji obniżyć koszty, jednocześnie zwiększając rentowność we wszystkich działach, od produkcji po finanse. Według badań G2, prawidłowo wdrożony system ERP może obniżyć koszty operacyjne o 23% i wydatki administracyjne o 22%.

Gdy połączysz wszystkie aplikacje używane w firmie, Ty jako właściciel sklepu będziesz mógł monitorować, co dzieje się w każdym ze sklepów, a następnie podejmować lepsze decyzje w danym momencie. Na przykład, śledząc stan zapasów 24/7, będziesz dokładnie wiedzieć, jakie zapasy powinieneś zamówić, a które leżą nieużywane w magazynie – zapobiegając nadmiernym wydatkom. Daje Ci to pełną przejrzystość kosztów i sprzedaży w całym sklepie (lub wielu sklepach).

Ponadto, automatyzując powtarzalne zadania, takie jak sporządzanie raportów, obsługa list płac lub faktur, lub przekazywanie danych między wieloma aplikacjami, oszczędzasz również czas swojego zespołu, który może następnie wykorzystać na pilniejsze zadania.

Wisienką na torcie jest to, że automatyzacja wielu podstawowych, żmudnych zadań między systemem ERP a operacjami Shopify pomoże również wyeliminować kosztowne błędy i śledzić wszelkie potencjalne problemy, zanim jeszcze się pojawią. Wszystkie te rzeczy wyraźnie obniżą Twoje koszty operacyjne w dłuższej perspektywie.

4. Bezpieczeństwo danych

Około 27% respondentów biznesowych obawia się naruszenia bezpieczeństwa podczas wdrażania rozwiązania ERP. Jest to szczególnie prawdziwe, jeśli rozważają rozwiązanie chmurowe, które z jednej strony wydaje się niezwykle przydatne, ale z drugiej może być niebezpieczne, biorąc pod uwagę liczbę ataków hakerskich, które mają miejsce każdego dnia.

Przechowywanie wszystkich niezbędnych danych w jednym miejscu, gdy ataki cybernetyczne nasilają się, może w końcu nie brzmieć jak najlepszy pomysł, zwłaszcza gdy masz mnóstwo osobistych informacji o klientach. Jednakże, system ERP jest wyposażony w kilka funkcji, które mogą zapewnić bezpieczeństwo danych Twojego sklepu Shopify.

Po pierwsze, masz pełną kontrolę nad tym, kto ma dostęp do informacji w bazie danych i możesz w każdej chwili edytować ustawienia autoryzacji. Ponieważ dane (i wszystkie ich zmiany) są w pełni widoczne dla wszystkich pracowników, utrudnia to również próby manipulowania danymi w tajemnicy.

Większość rozwiązań ERP może również automatycznie tworzyć kopie zapasowe danych i przechowywać je w zaszyfrowanej bazie danych w chmurze. Jeśli więc w dowolnym momencie stracisz dostęp do danych biznesowych, możesz je odzyskać niemal natychmiast z kopii zapasowej – ale dla hakerów zaszyfrowane dane będą bezużyteczne.

5. Lepsze zarządzanie zapasami i magazynem.

Śledzenie i monitorowanie zapasów jest wyzwaniem, zwłaszcza jeśli masz kilka sklepów lub dużą liczbę zamówień. A jeśli masz również kilka rozproszonych magazynów, zarządzanie zapasami może zamienić się w koszmar.

Dla platformy ERP monitorowanie magazynu i łańcuchów dostaw 24/7 nie stanowi najmniejszego problemu, ponieważ mogą śledzić wszystkie przedmioty za pomocą numerów seryjnych lub tagów RFID – nawet te, które nadal znajdują się u producenta lub są w transporcie.

Oprócz liczby posiadanych przedmiotów lub zapasów, system ERP może również dostarczyć bardzo dokładnych danych na temat zapotrzebowania klientów, kosztów wysyłki i magazynowania, wszelkich problemów podczas produkcji lub wysyłki, a nawet zaalarmować o nadmiernym lub zbyt małym stanie zapasów.

Kto może skorzystać z integracji Shopify ERP?

Integracja ERP to potężne narzędzie dla użytkowników Shopify dowolnej wielkości. Pomaga zarządzać danymi z wielu źródeł i platform w jednym miejscu. Oprogramowanie ERP może również poprawić zarządzanie zapasami, łańcuchem dostaw i współpracę zespołową.

Jeśli borykasz się z którymkolwiek z tych wyzwań, możesz potrzebować rozwiązania ERP:

• Masz zbyt wiele arkuszy kalkulacyjnych, oprogramowania i aplikacji do obsługi.
• Nie możesz dokładnie śledzić zapasów ani łańcucha dostaw.
• Masz słabą komunikację i wymianę danych między zespołami.
• Tracisz czas na ręczne wprowadzanie danych, raportowanie i metryki.
• Nie masz jasnego wglądu w swoje projekty lub procesy.
• Masz niekompatybilne typy i formaty danych w różnych działach.

Chociaż nie ma sztywnej reguły, kiedy dokładnie Twój biznes e-commerce powinien się przenieść, jeśli zauważyłeś, że Twój zespół zmaga się z większością powyższych punktów, system ERP może być rozwiązaniem dla nich wszystkich. Chociaż wybrana przez Twoją firmę metoda wdrożenia może wiązać się z pewnymi wyzwaniami do pokonania (więcej o nich za chwilę), możesz szybko odzyskać wydane pieniądze w postaci znacznie płynniejszych procesów biznesowych, zmaksymalizowanej wydajności przepływu pracy i znacznie szczęśliwszego personelu (i klientów).

Które systemy ERP integrują się z Shopify?

Teraz, których z wielu platform biznesowych możesz używać razem z Shopify? Masz do rozważenia kilka opcji.

Jedną z opcji jest program Shopify Global ERP, dostępny zarówno dla zwykłych, jak i dla użytkowników Shopify Plus. Z programem tym sprzedawcy mogą teraz uzyskać dostęp do niektórych wiodących platform ERP, takich jak Netsuite, Brightpearl i Acumatica ERP, bezpośrednio z marketplace aplikacji Shopify. Wkrótce do pobrania będzie tam również dostępny Microsoft Dynamics 365.

Innym sposobem jest przeglądanie witryn internetowych, takich jak Capterra lub G2, w celu wybrania najbardziej odpowiedniego rozwiązania dla Twojego sklepu, które ma również integrację e-commerce ERP. Ale skoro Capterra ma ponad 1400 systemów ERP poddanych recenzji na swojej stronie internetowej, jak wybrać właściwy i nie skończyć w statystykach „wskaźnika niepowodzeń ERP”?

Jak wybrać najlepszy system Shopify ERP do integracji?

Wybór najlepszego systemu Shopify ERP do integracji zależy od kilku czynników, takich jak wielkość Twojej firmy, budżet, cele i potrzeby. Niektóre z rzeczy, które powinieneś wziąć pod uwagę, porównując różne rozwiązania Shopify ERP, to:

Typowe wyzwania związane z integracją Shopify ERP i jak im sprostać

• Funkcje i funkcjonalności systemu ERP, takie jak zarządzanie zapasami, realizacja zamówień, księgowość, raportowanie itp.
• Kompatybilność i integracja systemu ERP z Shopify i innymi platformami lub aplikacjami, których używasz, takimi jak bramki płatnicze, dostawcy usług wysyłkowych, narzędzia marketingowe itp.
• Łatwość użytkowania i dostosowywania systemu ERP, takie jak interfejs użytkownika, pulpit nawigacyjny, przepływ pracy, automatyzacja itp.
• Skalowalność i niezawodność systemu ERP, takie jak wydajność, bezpieczeństwo, kopie zapasowe, wsparcie, aktualizacje itp.
• Koszt i wartość systemu ERP, takie jak plany cenowe, opłaty, ROI itp.

Oceniając te aspekty, możesz zawęzić swoje opcje i znaleźć najlepszy system Shopify ERP do integracji, który odpowiada potrzebom i celom Twojej firmy.

Pomimo wszystkich niesamowitych korzyści, jakie może dać Ci narzędzie ERP, istnieje kilka innych równie istotnych statystyk, które mogą skłonić Cię do ponownego przemyślenia. Mianowicie: wskaźniki niepowodzeń ERP, rzeczywisty koszt i czas zaangażowania.

Według badań Netsuite, 50% wdrożeń ERP kończy się niepowodzeniem za pierwszym razem, kosztuje trzy do czterech razy więcej niż początkowo planowano, a także zajmuje 30% więcej czasu niż szacowano. Dlaczego?

Oto kilka problemów, z którymi marki często się spotykają podczas wdrażaniu platformy do planowania zasobów przedsiębiorstwa:

• Brak lub nieodpowiednie planowanie: Integracja Shopify ERP może rozwiązać szereg problemów, ale najpierw musisz wiedzieć, czego dokładnie od niej oczekujesz, jakich funkcji będziesz potrzebować i jaką aplikację chcesz z nią połączyć. Od tego etapu zależy sukces lub porażka wdrożenia, więc nie powinieneś się tu spieszyć. Poświęć czas na rozmowę ze swoimi menedżerami i członkami zespołu na ten temat, jest to również dobry moment na zaplanowanie późniejszego szkolenia z systemu ERP dla zespołu. Jeśli masz wątpliwości, zawsze dobrym pomysłem jest podzielenie się swoimi wymaganiami z dostawcą lub firmą deweloperską.
• Niechęć do korzystania z rozwiązania: Z uwagi na to, ile czasu Twój zespół spędził na zadaniach ręcznie lub korzystając z innych aplikacji, może być dość niechętny przejściu na system ERP. A jeśli większość pracowników nie rozumie, jak korzystać z nowego narzędzia, nie będą go używać. Jeśli jednak pokażesz im praktyczne korzyści płynące z korzystania z platformy (takie jak łatwy dostęp do wszystkich danych lub automatyzacja procesów biznesowych, które zajmowały sporą część dnia) i jak używać narzędzia na co dzień, jest znacznie bardziej prawdopodobne, że je zaakceptują.
• Przekroczenie budżetu: Wiele firm nie docenia kosztów systemu ERP w dłuższej perspektywie. Na przykład, modyfikacje systemu potrzebne do poprawy użyteczności powodują przekroczenie wydatków w 65% przypadków. Ale dodawanie wielu dostosowań do platformy lub brak budżetu na szkolenia, konserwację lub aktualizacje może również szybko podnieść koszty.
• Zła jakość danych: Ponieważ system ERP opiera się na danych, które ma w bazie danych, posiadanie niedokładnych, uszkodzonych lub nieaktualnych informacji może spowodować, że platforma będzie dawać błędne sugestie lub nieprawidłowo uruchamiać procesy. Przed przeniesieniem danych do rozwiązania, muszą one zostać oczyszczone z błędów i zaktualizowane. Jeśli nie zrobiłeś tego wcześniej, jest to również właściwy moment na ustanowienie ustandaryzowanych zasad wprowadzania danych.
• Wybór platformy bez długoterminowego planu: Jeśli wybierzesz platformę bez zastanowienia się, jakich funkcji lub integracji możesz potrzebować w przyszłości, system ERP może szybko stać się przestarzały lub możesz potrzebować dodatkowych aplikacji, aby pokryć dodatkowe funkcje.

Jak zintegrować Shopify z ERP?

Aby zintegrować swój sklep Shopify z platformą ERP, możesz użyć różnych metod. Jeśli wybierzesz natywną integrację, możesz zainstalować aplikacje łączące z marketplace Shopify, a następnie zsynchronizować swoje dane z aplikacją. Certyfikowany partner Shopify lub zespół wdrażający system ERP pomoże Ci w pozostałej części konfiguracji.

Jeśli potrzebujesz niestandardowej integracji lub masz dużo danych do przesłania, powinieneś zatrudnić partnera deweloperskiego Shopify. Mogą pomóc Ci wybrać najlepszą platformę ERP dla Twoich potrzeb, wdrożyć ją i zapewnić bieżące wsparcie.

Podsumowanie

Przejście na system ERP i zintegrowanie go ze swoim zwykłym sklepem Shopify lub Shopify Plus może wydawać się dużą i ryzykowną decyzją. Ale zobaczysz korzyści w krótkim czasie. Dzięki integracjom Shopify ERP możesz zarówno zaoszczędzić czas i pieniądze, jak i sprawić, że biznes będzie działał płynniej niż kiedykolwiek. Powinieneś również szybko zauważyć, że kilka kluczowych zadań stanie się znacznie bardziej wydajnych dzięki zautomatyzowanym aktualizacjom zapasów, wspólnym bazom danych, prognozowaniu biznesowemu i nie tylko. Zwiększy to również Twoją sprzedaż Shopify do wyższego poziomu bez zwiększania obowiązków i obciążenia pracą zespołów.

Aby jednak zapewnić udane wdrożenie, musisz dokładnie przemyśleć, czego oczekujesz od systemu Shopify ERP i jak Twoja marka planuje go używać w przyszłości. Poproszenie firmy deweloperskiej, takiej jak my, o pomoc w zarządzaniu wszystkimi aspektami technicznymi może również pomóc Ci mieć pewność, że nowy system planowania zasobów przedsiębiorstwa będzie działał dokładnie tak, jak oczekujesz, i wzmocni Twój sklep Shopify.

‍